لیست ها، یادداشت ها، تقویم ها و پیگیری ها، اینها همه ابزارهای عالی برای مدیریت لیست بلند و روزافزون موارد خود به صورت روزانه ، هفتگی یا ماهانه است که به اتمام خواهید رساند. اما آیا اینها راه درست مدیریت برای رسیدن به آنچه می خواهید است؟
چندین بار عصر جمعه خود را به تهیه یک لیست از کارهایی که باید آنها را به اتمام برسانید گذرانده اید؟ چندین بار در آخر هفته به همان لیست نگاه کرده اید و پیش خودتان گفته اید که چرا به خواسته ام نمیرسم؟ چرا در تمام طول هفته به کارهای مختلف مشغول بودم اما این کار که بسیار برای خودم، اعضای تیم، خانواده ویا کارم مهم است را به تعویق انداخته ام؟

به احتمال زیاد جواب در این نیست که شما چه کاری باید انجام دهید، شما باید بدانید که چگونه این فعالیت ها را سر و سامان دهید.
در عصری که کارهای مختلف از منابع مختلف به ما ارائه می شود، می توان آنچه را که ضروری است با چیزی که مهم است، اشتباه گرفت و اجازه داد تا به صدر لیست ما حرکت کند، حتی وقتی به این موارد تاریخهایی را اختصاص داده ایم.
اگر به لیست خود نگاهی بیندازید، کارهایی را میبینید که باید انجام دهید، کارهایی نیاز دارید انجام دهید و کارهایی که می خواهید انجام دهید. آنها را از هم تفکیک کنید و می توانید همپوشانی آنها را به راحتی مشاهده کنید ، اما وقتی واقعاً متوجه شوید منظور آنها چیست ، وقتی موارد فوری وجود داشته باشند، می دانید که آنها را در کجای لیستتان قرار دهید.
کارهایی که باید انجام دهید.
اگر به لیست خود با زمانبندی یک هفته نگاه میکنید، خیلی راحتتتر می توانید لیست خود را تفکیک کنید. کارهایی که باید انجام دهید را در راس امور خود قرار دهید. چه امور شخصی باشد و چه کاری، میدانید که چه مواردی در این سبد قرار می گیرند.
ما می خواهیم لیستمان کوچک باشد. به لیست باید ها نگاهی بیندازید، آنها از چه چیزی نشات میگیرند؟ اکثر این موارد که باید انجام شوند منشا خارجی دارند: رئیس، خانواده، دوستان و … . مثلا یک پدر یا مادری که باید فرزند خود را به کلاس آموزشی برسانند.
نیاز به انجام یک کار
زمانی که به لیست کارهایی که دارید نگاه می کنید، کارهایی که لازم است انجام شوند را میشناسید. اینها مواردی هستند که درلیست انجام کارهایتان اولویت بندی کرده اید، بنابراین احساس می کنید، چه کاری را در این روز ، هفته ، ماه و غیره انجام بدهید.
شما حتما باید این آیتم را کامل کنید. اینجاست که اکثر درگیری های داخلی ما ناشی می شود. در کل، ما تقریبا همه چیز را در دسته مواردی که لازم است انجام دهیم قرار می دهیم. تا جایی که لیستمان از حد ظرفیت بزرگتر شود. اما اگر کمی دقیق تر نگاه کنید متوجه خواهید شد که آیا کاری که به آن برچسب مهم بودن زده اید آیا واقعا باید در همین هفته انجام شود یا خیر. درعوض، کاری است که شما واقعاً می خواهید انجام دهید تا احساس رضایت شما را برآورده کند.

کاری که می خواهید انجام دهید.
چه تعداد از آیتم های لیستتان را می خواهید تا آخر هفته به اتمام برسانید ؟ چرا؟ چه چیزی این موارد را آنقدر خاص کرده است که شما مایل هستیددر کنار همه کارهایی که می خواهید انجام دهید ، آنها را به ابتدای لیستتان هل دهید؟ چه چیزی آنها را متمایز می کند؟
به زبان ساده تر ، خواسته های ما ، چه حرفه ای و چه شخصی ، مجموعه ای از اقدامات ماست که به ما اجازه می دهد زمانی که شب ها به رختخواب میرویم احساس کنیم واقعاً کاری را انجام داده ایم. این آیتم ها همینقدر ساده هستند.
به یک توسعه دهنده نرم افزار فکر کنید که باید جمعه یک پروژه را تکمیل کند. او باید روز چهارشنبه کد را بررسی کند اما می خواهد آن را روز پنجشنبه refactor کند. اگر تنها بخش اول را انجام دهد ، او با انجام این كار و برآوردن نيازهاي حرفه اي خود ، اهداف ديگران را محقق كرده است ، اما آنچه واقعاً مي خواهد اين است که تا آخرین آیتم لیست خود پیش برود جایی که اعضای تیم او برای آن اصرای ندارند و تلاش نمیکنند.

آنچه ما می خواهیم به انجام برسانیم یک سطل بزرگ همیشگی و در حال تغییر خواهد بود که آیتم ها به آن وارد شده و از آن خارج می شوند.
تکمیل یک “خواسته” همیشه ما را خوشحال خواهد کرد زیرا مستقیماً به آنچه ما می خواهیم تحقق ببخشیم و نه آنچه که شخص دیگری انجام می دهد، نسبت داده می شود.
اهداف درک بهتر این است که اولویت های ما چیست و از کجا می آیند در نتیجه ما بهتر می توانیم آنها را درک و مدیریت کنیم. اگر ما دسته بندی آیتم ها را بدانیم تغییری در لیست اولویت بندیمان خواهیم داشت که در زمانی مشخص کارهایی که حس میکنیم باید به اتمام برسانیم را در اولویت بالاتری قرار دهیم.

آیا میتوان به وسط لیست و دسته بندی آیتمی را اضافه کرد؟ البته که می توان این کار را انجام داد. با شروع “خواستن” ، آن چیز اساسی ، تعریف نشده ، یک فکر یا ایده است. اما همانطور که ما آن را تصفیه می کنیم تا به انجام برسانیم ، مسیر تحقق خواستن و میل به آن به “نیاز” تبدیل می شود که شما باید فارغ از اولویت یا زمان آن در هفته، آن را انجام دهید.
اگر از شروع کردن مطمئن نیستید و یا از اینکه چگونه آیتم های لیستتان را طبقه بندی کنید مطمئن نیستید در ادامه به چند راه حل آسان اشاره می کنیم.
در یک صفحه سه دایره بکشید و به هرکدام یک عنوان بدهید: خواستن، نیاز و باید
هرکاری که می خواهید/ باید تا آخر هفته انجام دهید را در هر یک از دایره ها قرار دهید (لیستتان را خیلی شلوغ نکنید چون در آخر هفته کمی سردرگم خواهید شد، تعداد آنها را هوشمندانه انتخاب کنید)
حالا ببینید که در میان هر دایره چه چیزهایی دارید. آیا اولویت آنها با هم تداخل دارند؟ می توانید مواردی که از چشم پنهان مانده را تشخیص دهید؟
موارد مشابه در لیستتان کجاست؟ آیا می توانید واقعا تمام آن موارد را کامل کنید؟
حالا، در طول یک دوره زمانی دلخواه پیگیری کنید. چه چیزهایی را به اتمام رسانده اید؟ چه چیزهایی را بین دایره ها جابه جا کرده اید؟ چه چیزهایی در تداخل مستقیم بودند؟ چه موارد ضروری از بیرون از لیستتان موجب شد تا آنچه برایتان اهمیت دارد صرف نظر کنید؟ چیزهایی که می خواستید کامل کنید را تا چه مرحله ای پیش بردید؟
حالا، دوباره و دوباره این کار را تکرار کنید تا احساس رضایت از تکمیل شدن آیتم های لیستتان داشته باشید.