چه زمانی باید نقشه کلی کسب و کار را به روزرسانی کرد؟ جواب به این سوال، همیشه است. شما باید همواره طرح و نقشه کسب و کارتان را به روزرسانی کنید، هر روز، هر هفته و هر ماه. هر زمان که چیزی تغییر می کند، شما نقشه خودتان را عوض کنید. هر زمان که فرصت داشتید، هنگام حمام کردن، زمانی که در ترافیک گیر کرده اید، و یا پیاده روی می کنید. حتی زمانی که با مدیران بخش های دیگر و یا مشتریانتان صحبت می کنید.

شاید به نظرتان این کار کمی آشفته به نظر برسد، اما به هیچ عنوان اینگونه نیست و برعکس این کار شما را از آشفتگی خلاص می کند، استراتژی شما را می سازد و هدفها و گام هایتان را که باید بردارید شفاف می کند و به شما کمک می کند از نتایج آگاه شوید.

مدیریت فرآیند برنامه ریزی

• آپدیت سالیانه

حداقل سالی یکبار برنامه ریزی خودتان را به روز کنید. می توانید با نقشه قدیمی خود شروع کنید و آن را مورد بازبینی قرار دهید اما مطمئن شوید که به آن ظاهری تازه می دهید. دید خودتان را از تمرکز بر روی یک درخت دور کنید و به جنگل نگاه کنید.

با مشتریان و مشتریان احتمالی صحبت کنید.

سعی کنید با تقسیم بازار جدید روبرو شوید.

به بازار احتمالی بزرگ تر برای حل مسائل فکر کنید که به راه حل نیاز دارند.

• آپدیت ماهیانه

به طور معمول، تجزیه و تحلیل های حسابداری و مالی به صورت ماهانه بسیار کارآمد هستند؛ چرا که هر ماه بسته می شوند. مطمئن شوید که گزارشی از تفاوت میان نتیجه های برنامه ریزی شده با نتایج واقعی فروش، سود، تراز و وجوه نقد را فراهم کنید.

طرح استاندارد نقشه کشی شده را در سه حالت مختلف بررسی کنید؛ یک جدول همراه با طرح اصلی را نگه دارید، دیگری را با نتایج واقعی و سومین بخش را با تفاوت میان نتایج واقعی و نتایج برنامه ریزی شده در نظر بگیرید.

از آنجاییکه طرح سالانه به صورت ماهانه چیده شده، شما می توانید جدول هایی را برای نتایج واقعی نگه دارید تا بتوانید تغییراتی که در بودجه به وجود می آیند و بر آینده نزدیک تاثیر می گذارد را در آن جدول ها قرار دهید.

شما همچنین باید فعالیت ها، ضرب العجل ها و نتایج برنامه ریزی شده ای را بررسی کنید که مطابق برنامه های مالی پیش نرفته است. یک طرح خوب از نقاط عطف، مفروضات و وظایف انباشته است که تمامی آنها قابل اندازه گیری هستند. فراموش نکنید که این نتایج قابل اندازه گیری را در هر ماه بررسی و به روز رسانی نمایید.

• مدیریت تجدید نظرهای عمده

پروسه طرح ریزی کسب و کار، پارادوکس مهمی را در بر دارد. استراتژی تنها در حالتی کارآمد است که به طور دائم و در طول مدت زمان طولانی اعمال شود؛ این بدان معناست که شما نمی توانید بدون دنبال کردن یک طرح در دراز مدت، استراتژی خاصی را به کار بگیرید. با این حال، پیروی کورکورانه از یک طرح در درازمدت می تواند شرکتی را که اصرار به دنبال کردن طرحی که کارآمد نیست، دارد را از بین ببرد.

راه حل این پارادوکس، مدیریت است؛ که شامل قضاوت می شود. مالک، مجری و مدیر کسب و کار، مسئولیت مجزا کردن پیاده سازی استراتژی دراز مدت و پیروی کورکورانه از طرح شکست خورده را به عهده دارند. هیچ قانون ساده ای برای این مرحله وجود ندارد؛ اما اولین جایی که می توان در آن به دنبال سرنخ بود، فرضیات اشتباه است. آیا بازار واقعی، مفروضات اشتباهی که استراتژی شما بر آن استوار است را مشخص کرده است؟ این نوع قضاوت های ذهنی، همان چیزی است که مدیریت کسب و کارها را با اهمیت میسازد. پروسه ی طرح ریزی با بررسی و پیگیری های منظم، از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

• تمامی طرح های کسب و کار اشتباه هستند

باید بدانید که طرح کسب و کار شما اشتباه می کند؛ در واقع تمامی بیزینس پلن ها اشتباه هستند. طرح های کسب و کار درباره آینده حرف می زنند و هیچ کس پیش بینی دقیقی از آینده ندارد. بنابراین، طرح خود را تازه نگه دارید و با رخ دادن رویدادهای واقعی، شما نیز به جلو حرکت کنید. در پروسه ی طرح ریزی باید دائما تفاوت میان طرح و نتایج واقعی را رصد کرد. واقعیت، مفروضات شما را می بلعد و باید پیگیری کنید که کجا، کی و چطور اشتباه کرده اید. اینگونه از پیگیری ها، برای مدیریت ضروری هستند.

فراموش نکنید که یک طرح کسب و کار خوب هیچوقت تمام نمی شود.

منبع: www.entrepreneur.com