زمانی که یک کمپانی وظایف زیادی خارج از ظرفیتش دارد، برون سپاری تعدادی از کارها به فریلنسرها راه حلی منطقی است. با این وجود، مشکلی که در زمینه برون سپاری وجود دارد این است که در طی این فرآیند، کمپانی باید دید شفاف خود نسبت به پروژه را حفظ کند.

به فریلنسرها در فهمیدن درست انتظارات کمپانی کمک کنید، مسئله کمی پیچیده تر از این است که فقط مختصراً به آنها بگویید و انتظار داشته باشید که آنها بدانند که شما چه می خواهید. اهداف شما برای پروژه ممکن با آنچه فریلنسرها از آن آگاه هستند متفاوت باشد.

با ما همراه باشید تا برای ارتباط موثر کمپانی با فریلنسرها راه حل هایی کاربردی به شما ارائه دهیم که به شما کمک کند که یک فریلنسر بداند شما چه می خواهید و مطابق انتظارات شما بتواند پروژه را تحویل دهد.

ارائه مستندات شفاف از فرآیند

دستیاران مجازی و فریلنسرها به اندازه اسنادی که شما در اختیارشان قرار می دهید خوب یا بد خواهند بود. فرآیندهای خود را با دقت و وسواس زیاد مستند کنید. این کار نه تنها شما را کارآمدتر می کند بلکه باعث می شود تجارت شما به جای کارمندان به فرآیندهای مختلف وابسته شود. این بدان معناست که شما می توانید اعضای جدید برای تیم بیاورید، به آنها اسناد و مدارک را نشان دهید، اجازه دهید تا خود را با شما تطبیق دهند.

آنها را با آنچه نیاز دارند تغذیه کنید

به طور معمول، یک فریلنسر خوب با امید به کارمند شدن در کار و یا حداقل، کسب درآمد بیشتر، به هر پروژه ای می رود. بنابراین عاقلانه است که برای اطمینان از اینکه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در اختیار دارند، پیش قدم باشید. این با مهمترین سند شروع می شود: خلاصه ای خلاقانه و خوب. مختصراً باید بینش های کلیدی بازار و جمعیت شناختی، گزاره ارزش منحصر به فرد، اهداف، ساعات بودجه، جمع آوری جلسات و غیره را ارائه دهد.

جلسات توجیهی با برنامه ریزی های شفاف تنظیم کنید

برگزاری جلسه توجیهی، فراهم آوردن دسترسی به اسناد پیشین و اجازه حضور در جلسات برای شنیدن مباحث از طرف اول، بدون شک بسیار کمک کننده است. داشتن یک برنامه زمانی برای جزییات کارهای در دست انجام و تحویلها کمک بسیار زیادی می کند که هیچ فرضی وجود نداشته باشد. اغلب، وقت لازم برای تجدید نظر کلی نیست، بنابراین برای تجربه مثبت برای همه برنامه ریزی کنید.

انتظارات غیرقابل باور اما شفاف تنظیم کنید

خیلی اوقات، انتظارات با کلمات مبهم پر می شود: “یک کمپین موفقیت آمیز بسازید. پروژه را به موقع تحویل دهید.” اگر هرگونه عدم شفافیت را از بین ببرید، انتظارات بسیار واضح تر و قابل اندازه گیری تری به دست می آورید. بنابراین به جای موارد فوق، سعی کنید “کمپینی را بسازید که مثلا تا 15 ژانویه رشد 22٪ را با بودجه 50 دلار ایجاد کند.” این شفافیت جای کمی برای سوء تفاهم می گذارد.

تراز ارزش را در نظر بگیرید

قبل از استخدام آنها، هر فریلنسر را ارزیابی کنید، همان کاری که برای اعضای دائمی تیم خود انجام می دهید تا اطمینان حاصل کنید که رابطه شما موفق خواهد بود. در حالی که مهارت، تخصص و هزینه همه فاکتورهای اساسی در هنگام استخدام یک فریلنسر است، باید تناسب فرهنگی را نیز در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که هر فریلنسر پیش از شروع با هدف و ارزش های شما مطابقت داشته باشد.

اولین قرار ملاقات را امتحان کنید

با فریلنسرهای جدید، با اختصاص یک پروژه کوچک با مهلت طولانی، که با نرخ های منظم پرداخت می شود، شروع کنید. تقریباً مانند یک دوره مشروط برای کارمندان جدید. این امر این امکان را به شما می دهد تا ضمن احترام به زمان فریلنسر، بازخورد و راهنمایی کافی داشته باشید. در این زمینه، معمولاً فقط چند دور ارتباط برقرار می شود تا مشخص شود آیا این فرد نامزد مناسب برای نیازهای شرکت شما است یا خیر.

فریلنسرها را در تیم خود ادغام کنید

فریلنسرهایی را استخدام کنید که نگرششان همانند متخصصین داخلی شرکتتان باشد. شما فقط نمی توانید یک کار و برخی دستورالعمل ها را به آنها بدهید و انتظار مسئولیت و پاسخگویی را داشته باشید. با فریلنسرها همانند اعضای تیمتان رفتار کنید و آنها جبران می کنند.

استراتژیک و طولانی مدت فکر کنید

فریلنسرها، هر چقدر هم ماهر باشند، با همان منحنی یادگیری کارمندان جدید، که با روند کار، سبک و برند شما خود را به روز میکنند، روبرو هستند. خلاصه ها و اسناد و مدارک استاندارد و تمام چیزهایی که آنها نیاز دارند را در اختیارشان قرار دهید. سپس بازخورد مداوم در مورد کارشان ارائه دهید. بازدهی و کارآیی این تلاش را در دراز مدت خواهید دید.

ابتدا ایده هایتان را ترسیم کنید

فریلنسرهای خلاق به ندرت تمام و کمال و مانند شما، خود را وقف پرژه شما میکنند، بنابراین خلاصه ها را به نحوی کوتاه و متمرکز نگه دارید. اما همیشه طرحی از ایده های خود تهیه کنید، خواه یک طرح کلی برای مقاله قبل از نوشتن اولین پیش نویس باشد، یا یک طراحی با مداد ساده قبل از طراحی گرافیکی. به این ترتیب، 90٪ سوء تفاهم ها قبل از شروع کار واقعی، در طرح ها رفع می شوند.

پرداخت ها را به خوبی تنظیم کنید

من می دانم که به نظر واضح است، اما یک سوم را به صورت مقدماتی بپردازید، یک سوم را وقتی یک محصول تمام شد و یک سوم آن را هنگام تأیید مشتری پرداخت کنید. این برنامه پرداخت منافع شما را با فریلنسر هماهنگ می کند و شفافیت کاملی را ارائه می دهد.

منبع: forbes.com