زمان کالایی با ارزش برای همه ماست. وقتی صحبت از مدیریت پروژه ها و سر رسید مهلت پروژه ها می شود، حتی افرادی که بیشترین تجربه را دارند اغلب از کار بیش از حد ناراحت می شوند. یادگیری و حفظ مهارت های عالی در مدیریت زمان مانند پیدا کردن یک جفت کفش مناسب است. شاید زمان و تلاش زیادی برای پیدا کردن بهترین آن صرف شود، اما وقتی کفش مناسب را یافتید، میتوانید مسافت زیادی را بدون درد یا ناراحتی طی کنید. از نظر وظایف و پروژه ها، بهره وری از زمان و انتخاب ابزار مناسب مدیریت زمان، این امکان را به شما می دهد که بدون هیچ زحمتی یک پروژه را از شروع تا پایان مدیریت کنید. اکنون، چه شما یک مدیر، مدیر اجرایی یا یک مدیر تیم باشید، مدیریت زمان بهتر برای رسیدن به اهدافی که در لیست خود دارید نیاز دارید. با این گفته، در اینجا 8 روش عملی اثبات شده وجود دارد که می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشیده و از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

1. یک لیست کاری تهیه کنید.

اول و مهمتر از همه، لیستی از کارها و فعالیتهایی که باید در بازه مشخصی به اتمام برسانید را تهیه کنید. اهمیتی ندارد که آنها را به تقویم خود اضافه کنید، روی وایت بورد بنویسید یا حتی در تلفن همراهتان، آنچه هائز اهمیت است این است که این لیست مدام باید جلوی چشمتان باشد که مدوام باعث یادآوری شود که چه چیزهایی باید انجام شود. در هنگام تهیه لیست انجام کارها، تا میتوانید آن را ساده نگه دارید. تمرکزتان بر روی تهیه یک لیست قابل انجام در زمان مورد نظر باشد. جدا از این مسئله، مهم است که لیستتان را به روز نگه دارید، پس فراموش نکنید زمانی که کار یا وظیفه جدیدی تعریف میشود لیستتان را مرور کنید.

2. درباره اولویتهایتان تصمیم گیری کنید.

وقتی لیستتان را تهیه کردید قدم بعدی این است که بین کارها تفاوت و اهمیت قائل شوید و آنهایی که میشود را به پایین لیست انتقال دهید. با توجه به سررسید نهایی کارها آنها را هایلایت کنید. این امر به شما کمک میکند که چه کاری مهمتر است و باید اول انجام شود.

3. از همزمانی کارها بپرهیزید.

مردم گاهی فکر میکنند اگر چندین کار را با یکدیگر به آنها در تمام کردن سریعتر کارهایشان کمک میکند، اما این تنها یک طرف قضیه است. مغز آدمی برای پیش بردن همزمان چندین کار ساخته نشده است. اگر بر روی یک کار تمرکز کنید بهتر پیش خواهید رفت. کار بر روی بیش از یک کار یا فعالیت می تواند تاثیری جدی بر بهره وری شما بگذارد. به همین دلیل اهمیت دارد که هر چه سریعتر همزمانی کارها را متوقف کنید. البته این کار آسانی نیست، اما امکانپذیر است.

4. واگذاری را یاد بگیرید.

واگذاری چند مسئولیت به تیم خود به معنای این نیست که شما از کارها فرار می کنید یا کنترل را رها می کنید. واگذاری مسئولیت یک فرآیند ساده است که شما بار کاری خود را برای اطمینان از اینکه پروژه بدون مشکل پیش برود به اشتراک میگذارید. اگر یک پروژه را رهبری میکنید، شما حتما با این قانون آشنا هستید که برای انجام بعضی از امور باید آن به چند نفر محول کرد. بنابراین، توانمندی هر عضو از تیم مشخص شده و شما با واگذاری قسمتهای مختلف به صورت هوشمندانه از مزایای آن بهره ببرید.

5. زمان استراحت خود را برنامه ریزی کنید.

این حرکت هوشمندانه ای نیست که از تمام وقت خود در روز برای رسیدن به مهلت تحویل استفاده کنید. زمان انتها و تحویل پروژه مهم است اما رسیدن به نتیجه مطلوب نیز مهم است. این چگونه اتفاق می افتد؟ یکی از ساده ترین و موثرترین راههایی که میتوان به هدایت بهره وری و حفظ پیشرفت مداوم در پروژه رسید استراحت های منظم در حین کار است. استراحت بین کار به شما اجازه میدهد که ذهنتان را خالی کنید و با انگیزه و تمرکز بالا به سر کار برگردید.

6. از عقب انداختن کارها دست بکشید.

به تعویق انداختن زمانی اتفاق می افتد که کارهای با درجه اهمیت پایین را جایگزین کارهای با اهمیت کنید. این یکی از فاکتورهایی است که زمان را هدر داده و بهره وری را نابود میکند. حال اگر به دنبال تقویت راهکارهای مدیریت زمانی خود هستید و میخواهید این اتفاق هرچه سریع تر بیفتد، باید به دنبال راهی برای دست کشیدن از به تعویق انداختن کارها باشید. برای این کار میتوانید از جعبه زمان استفاده کنید که به هر پروژه بازه های زمانی مشخص اختصاص میدهد. این فرایند آسان به تیم ها اجازه می دهد تا تنها برای یک دوره زمانی خاص به یک کار متعهد شوند و به آنها امکان می دهد به جای اتلاف وقت برای تعویق، کارهای خود را انجام دهند.

7. برای نه گفتن شک نکنید.

آیا میدانید چرا اکثر افراد در طی انجام یک پروژه دچار خطا میشوند؟ آنها پتانسیل خود را دست بالا میگیرند و پروژه های بیشتری را در حالی که پروژه ای در دست دارند تحویل میگیرند. در ابتدا قبول مسئولیت پروژه های بیشتری به نظر خوب می آید، اما با تعهد بیش از حد، ریسک نا امید کردن دیگران را بالا میبرید. برای همین ضروری است که به فشار کاری بالا نه بگویید و تمرکز خود را بر روی کارها و فعالیتهای که در دست دارید بگذارید.

8. از نرم افزار و یا اپلیکیشن های مدیریت زمان استفاده کنید.

آخرین و مؤثرترین روش برای کار با مهارت های مدیریت زمان، اضافه کردن یک نرم افزار یا برنامه مدیریت زمان به پروسه کار است. با استفاده از ابزار مدیریت زمان مناسب، می توانید تخمین های مربوط به هر فاز از پروژه را تعیین کنید، پیگیری کنید که چقدر زمان برای کار بر روی یک فاز خاص صرف شده است، عملکرد هر کارمند را ارزیابی کرده و فاکتورهای دقیقی را برای صورتحساب مشتری ایجاد کنید. در کل، یک ابزار ردیابی زمان یا مدیریت زمان فرایند کار شما را ساده می کند و به شما امکان می دهد زمان خود را به بهترین شکل استفاده کنید.