این اتفاق برای همه ما افتاده است. تعداد ایمیل های شما به تدریج زیاد شده و کنترل آنها از دست شما خارج شده است. ثبت نام در خبرنامه سایت ها، پیغام های شخصی و کاری و … . اگر از یک ایمیل برای تمام اینها استفاده می کنید به زودی با انبوهی از ایمیل مواجه خواهید شد و با دنبال کردن صفحات جدید این حجم از ایمیل تعدادش بیشتر می شود.

شاید باورش برای شما سخت باشد اما این یک مشکل کاملا طبیعی است. به طور متوسط 68 ایمیل در روز برای هر نفر فرستاده می شود و اغلب آنها نیاز به پاسخ دارند.

شما برای ایمیل هایتان هیچ مالیاتی پرداخت نمی کنید اما برای بررسی آنها زمان سپری می کنید. کارمندان نزدیک به 13 ساعت در هفته را برای بررسی و بازبینی و مدیریت ایمیل ها سپری می کنند. در یک تحقیق که 3200 کارمند در آن حاضر بودند، از هر 5 نفر یک نفر اعتراف می کند که بیشتر وقت خود را برای ایمیل هایش هدر می دهد. خوشبختانه، این مشکل راه حل خودش را دارد.

با به کارگیری 6 راه حلی که در ادامه به بررسی آنها میپردازیم، می توانید صندوق ایمیل خود را خالی کنید و بهره وریتان را افزایش دهید.

نادیده گرفتن

خیلی ها بر این باورند که این یک راه بسیار سازنده در برخورد با صنوق پیام هاست. اما برای اکثر افرادی که بالغ بر 100 ایمیل در روز دریافت می کنند، به سرعت این فرآیند طاقت فرسا می شود. زمانی که صرف مدیریت و مرتب سازی فولدرها می کنید بسیار موثرتر خواهد بود اگر برای آدرس دهی به ایمیل هایی که به جواب سریع نیاز دارند صرف شوند. استفاده از سیستم فولدربندی برای مرتب سازی ایمیل ها و پیدا کردن ایمیل ها در روز 14 دقیقه از زمان شما را هدر می دهد. زمانی که پیشتر در صندوق ایمیل هایتان می گذراندید اکنون باید در فولدرهایی که دارید صرف کنید. به زبانی دیگر، این کار کاملا بی هدف است.

در دو کلمه: آن را آرشیو کنید.

آیا تا کنون ایمیلی بوده که آن را بخوانید و نخواهید پاک کنید و نخواهید در جلوی چشمتان در اینباکس باشد؟

آن را آرشیو کنید. این راه جایگزین آسان تر و سریع تر به جای ساخت فولدر است. نه تنها آرشیو کردن اجازه حذف ایمیل ها از اینباکس و ذخیره سازی در فضایی که به راحتی قابل دسترسیست را به شما می دهد؛ بلکه به شما اجازه تقسیم اینباکس به دو گروه را می دهد. ایمیل های نخوانده (ایمیل های جدید) و فوری (ایمیل هایی که باید به سرعت پاسخ داده شوند). حالا، شما می توانید ایمیل های مشخص را در فضای مشخص خودشان ذخیره کنید و در بین انبوه ایمیل ها به راحتی آنها را پیدا کنید.

قدرت جستجویتان را بالا ببرید.

از گزینه جستجو برای پیدا کردن ایمیل های مشخص استفاده کنید. این کار به شدت از هدر رفتن زمان شما می کاهد. از نام فرستنده استفاده کنید. در کسری از ثانیه لیستی از ایمیل هایی که از آن فرستنده دریافت کردید برای شما نمایش داده می شود. اگر یادتان نمی آید چه کسی ایمیل را برایتان فرستاده است، کلمات کلیدی که شما را به موضوع آن ایمیل می رساند را جستجو کنید. تنها از فایل ضمیمه شده در ایمیل آگاه هستید، می توانید به جستجوی فرمت فایل مثلا PDF, JPEG, PNG, Docx, Pages, Zip و یا هرچیز دیگری به ایمیل مورد نظرتان برسید.

از ایمیل به عنوان لیست کارها استفاده نکنید.

استفاده از ایمیل برای مدیریت وظایف می تواند یکی از بزرگترین مشکلات صندوق ایمیل با ایمیل های خارج از کنترل باشد. الکساندرا ساموئل در هنگام پرداختن به مسئله ایمیل و مدیریت کار در کنار هم ، می گوید: “اگر شما ایمیل و مدیریت وظیفه را درگیر می کنید ، کار ارتباط برقرار می شود. همه ایمیلهایی که می توانید در صندوق ورودی خود بنشینید به سادگی دچار مشکل می شوند ، بنابراین فراموش نمی کنید که به آنها آدرس دهید.

این رویکرد همچنین مدیریت لیست کارهای انجام شده شما را دچار مشکل می کند: هنگامی که باید سریع کار مناسب را برای انجام مشخص کنید، هیچ چیز مانند پیمایش پیام های قدیمی صندوق ایمیل خود نمی تواند باعث کندی شما شود.

نه تنها گشتن در بین ایمیل ها و کارهایتان بسیار زمانبر است، بلکه حتی می تواند هرگونه تمایل به بهره وری را از بین ببرد. علاوه بر این، در مرتب سازی صندوق ورودی تان زمان زیادی از شما گرفته است، بنابراین چرا زحمت اضافه برای خودتان درست می کنید؟

برای ساده کردن همه چیز، ایمیل تنها برای ارتباطات استفاده می شود. جدا کردن ایمیل از مدیریت کارها می تواند به بهره وری در محیط کار کمک کند و منجر به تمرکز کارمندان به کارها و وظایفشان می شوند.

ثبت نام در خبرنامه هایی که نیاز ندارید را کنسل کنید.

همه این اشتباه را کرده ایم که در خبرنامه های زیادی ثبت نام کرده ایم. کمی زمان برای لغو تمام این هبرنامه های غیر ضروری صرف کنید. زیرا تنها پاک کردن ایمیل ها مانند پاک کردن غبار است که تا آن را پاک می کنید، خیلی سریع غبار می نشیند.

اگر زمان برای لغو ثبت نام ندارید، میتوانید از سرویس های موجود در این حوزه استفاده کنید. مثلا UnrollMe یک برنامه امن و کاربردی برای این منظور است.

کمی مرتب سازی انجام دهید.

حال که در بسیاری از خبرنامه ها عضویت خود را به تعلیق درآورده اید، حال می توانید بر ایمیل های قدیمی تر متمرکز شوید.

سری به صندوق ورودی پیام هایتان بزنید و هرچیزی که مربوط به 30 روز قبل تر است را پاک کنید. اگر از پاک کردن ایمیلی مطمئن نبودید فقط آن را آرشیو کنید تا بعدا به سراغ آن بیایید.

شاید از با ارزش ترین موارد دیدن ثمرات کار یک شخص باشد: به عنوان مثال، تمیز کردن فضایی که به تازگی از بین رفته است. در مورد ایمیل نیز همین موضوع است.

ایمیل یکی از ابزارهای اصلی هر کارآفرین است. صندوق ایمیل خارج از کنترل می تواند صدمات بیشتری به تجارت شما وارد کند تا بیشتر مردم تصور کنند. اطمینان از اینكه صندوق پستی شما بدون آشفتگی باشد، برای موفقیت شغل شما بسیار مهم است.

منبع: www.entrepreneur.com