عدم سازماندهی اغلب منجر به هرج و مرج یا افزایش سطح استرس خواهد شد. وقتی رهبر هستید، نیاز به داشتن توانایی سازمانی از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود. از این گذشته ، مردم برای الهام گرفتن به شما نگاه میکنند و اگر آنها ترس شما را ببینند، الهام بخش نخواهید بود. اما برای منظم تر شدن از کجا شروع می کنید؟ ما قصد داریم تا شما را از طریق 11 مهارت سازمانی اصلی که هر رهبر باید بداند راهنمایی کنیم. در پایان این بدان معنی است که شما در موقعیت بهتری قرار دارید تا یک رهبر مؤثرتر باشید.

• مدیریت زمان

مدیریت زمان ضعیف، ریشه اکثر مشکلات در یک شرکت است. این مسئولیت یک مدیر است که مطمئن شود همه چیز مانند ساعت کار میکند. این تنها زمانی میسر میشود که درک کامل از آنچه نیاز است سازماندهی شود داشته باشید. عدم موفقیت در این زمینه باعث می شود که نتوانید وظیفه خود را به سرانجام برسانید. ناگهان، توانایی شما برای مقابله با همه چیز به یکباره کم می شود. زمان زیادی نمیگیرد تا همه چیز خراب شود و به این ترتیب شما غیر قابل اعتماد به نظر می رسید. نسبت به تمام مسائلی که نمیتوان به تعویق انداخت آگاه باشید. روزانه آن را یادداشت کنید و ببینید که چگونه می توانید از لیست خود استفاده کنید.

• توانایی در ایجاد نقشه راه

برنامه ریزی سازماندهی را آسانتر می کند اما برنامه ریزی ضعیف منجر به بی نظمی و فشار بیشتر بر شما خواهد شد. به یاد داشته باشید که برنامه ریزی اشکال مختلفی به خود میگیرد از جمله برخورد با زمان و نحوه انجام یک پروژه. با این حال یک رهبر باهوش باید یک قدم پیش باشد تا تفاوت ایجاد کند. همچنین باید از برنامه های دیگران و اینکه چگونه با رویکرد وی هماهنگ میشوند آگاه باشد. این مسئله هنگام برخورد با تیم ترکیبی از رششته های مختلف که در آن هماهنگی بدون برنامه ریزی کافی مشکل ساز است، از اهمیت بیشتری برخوردار می شود.

• زمانبندی

با اینکه این مهارت با مهارتهای قبلی همپوشانی دارد هنوز هم به اندازه کافی مهم است که بتواند از نکات منحصر به فردی برخوردار باشد. داشتن برنامه ای، و به دنبال آن نگه داشتن آن، به عنوان ابزاری مؤثر برای سازماندهی زندگی شما شناخته شده است. زمانبندی به دیگران نشان میدهد که شما از آنچه انجام میدهند و در جریان است آگاه هستید. این همچنین نشان می دهد که شما در مورد آنچه انجام می شود قاطع هستید و هیچ مشکلی با تعادل در تعدادی از پروژه ها وجود ندارد.

• سازماندهی منابع

ضروری است که بیشترین استفاده را از منابع ببرید و این امر نیازمند سازماندهی است. حتی دانستن زمان استفاده از این منابع برای جلوگیری از فرسودگی یا استفاده آنها در مواقع نادرست، حائز اهمیت است. سازماندهی در این فاز یعنی آگاهی کامل از منابع در حال استفاده و آنها که امکان دارد در طی انجام پروژه مورد استفاده قرار گیرد. قدرت شما همچنین باید در پیوند با منبع صحیح با نیاز صحیح باشد تا اطمینان حاصل شود که متناسب با تواناییشان است.

• واگذاری

واگذاری پروژه هنری است که همه درآن استاد نیستند. یک رهبر تاثیرگذار همچنین اهمیت آن را برای اجرای صحیح یک پروژه درک می کند. غیر ممکن است که تمام زوایای یک پرژه را خودتان انجام دهید، اینجاست که واگذاری به کمک می آید. آگاهی از اینکه چه کسی برای یک کار خاص بهتر است، مانع از احساس غفلت می شود که شما را برای نظارت بر هر جنبه ای از پروژه آزاد می کند. یک رهبر سازمان یافته تیم خود را میشناسد و از نقاط قوت و ضعف آنها آگاه هست. از قبل آگاه بودن بدان معنی است که وقتی مشکلی پیش می آید استرس نخواهید داشت زیرا می دانید از چه کسی کمک بخواهید. به لطف سازماندهی، تیم شما کارآتر میشود و هر وظیفه را با کمترین استرس برای شما به اتمام میرسانند.

• مدیریت اولویت ها

توانایی در اولویت بندی کارها باعث می شود زندگی شما آسان تر شود. یک لیست انجام کارها و درک اینکه کدام مهلت ها اول می آیند شما را به سمت برنامه ریزی بهتر با استرس کمتر سوق میدهد. هرچه بیشتر تجربه کسب کنید، از اینکه کدام کار مهمتر است، مطمئن تر میشوید. افراد بی نظم تمایل دارند که به طرز بی وقفه ای با بروز مسائل مقابله کنند. اشتباه است که انرژی خود را در حیطه های اشتباه بگذارید و مهمترین چیزها کنار باقی میمانند. اولویت بندی شما در مسیر تکمیل کارهایتان نگه میدارد. در نتیجه شما باید از امور و پروسه انجام هریک آگاه باشید. برای سازماندهی بهتر از قبل مهلت انجام و دیگر جزییات را بررسی کنید.

• توانایی همکاری

همکاری به شکل اصولی، زندگی شما را آسانتر میکند. تنها مشکل این است که نیاز به سازماندهی از سمت مدیر دارد. یک مدیر تاثیرگذار از توانمندی افراد و اینکه هر کدام مناسب انجام کدام کار هستند آگاه است. عدم سازماندهی باعث میشود حتی در شرایط معمولی نیز دچار سردرگمی شوید. این بیشتر از یک واگذاری صرف است. در عوض، مهارت این است که از قبل بدانید با چه کسی می توانید یک پروژه را تا حد امکان راحت و بدون مشکل اجرا کنید.این امر شاید مستلزم همکاری مدیران بخش های دیگر نیز باشد، پس اتحاد یک اصل است. با این مهارت، شما باید قبل از نیاز بدانید به همکاری چه کسی شاید نیاز داشته باشید. تحقیقات خود را انجام داده و بدانید که در چه مرحله‌ای با چه کسی تماس بگیرید. این امر به شما امکان می دهد تا با یک روش جالب و کارآمد با هر مشکلی کنار بیایید.

• هدف گذاری کنید

برای یک فرد سازمان یافته تعیین اهداف و رسیدن به آنها آسانتر است. یک مدیر باهوش میتواند به دیگران روش هدفگذاری، حرکت به سوی آن و رسیدن به آن را نشان دهد. تنها راه تحقق این امر نیز سازماندهی است. اگر از راهی که در آن قدم میگذارید آگاه نباشید رسیدن به هدفتان ناممکن میشود. باید اقدامات مورد نیاز را درک کنید، در غیر این صورت به هیچ چیزی نمیرسید. سازماندهی همچنین به شما در شناسایی هر قدم و مشکلات مربوط به آن کمک میکند.

• حفظ بهره وری

سازماندهی و بهره وری دست در دست یکدیگر هستند و نمیتوان تنها یکی را داشت. کارآیی منجر به برنامه ریزی میشود، پس از آن شما با مشکلات کمتری روبرو می شوید و همه شادتر می شوند. بهره ور بودن همچنین به شما نشان میدهد که در لحظه کجای پروژه قرار دارید. این امر به این دلیل است که شما می توانید مواردی را تا حدی سازمان دهید که بتوانید قبل از وقوع مشکلات، با آنها مقابله کنید. به یاد داشته باشید که کارآیی و توانایی شما در شناسایی موضوعات به صورت هماهنگ عمل می کند. اگر شما در سازماندهی ناکام باشید، ممکن نیست در بهره‌وری موفق باشید برای یادگیری این توانمندی، باید برای هرپروژه زمان کنار بگذارید و آن را به بخشهای مجزا تقسیم کنید. درک کنید که چگونه هر مرحله باید پیشرفت کند و مسئولیت هر قسمت را چه کسی بر عهده دارد. مشکلات و چگونگی برطرف کردن آنها را شناسایی کنید تا همه چیز مانند ساعت کار کند.

کارآیی مهارتی است که با گذشت زمان توسعه می یابد، بنابراین به کار روی آن و چگونگی بهبود مشکلات ادامه دهید تا یک رهبر قوی تر شوید.

• ارتباطات شفاف

رهبر قدرتمند باید بتواند تمام مدت ارتباطات شفاف داشته باشد. با مهارت های سازمانی خود متوجه خواهید شد که انجام این کار ساده تر است. به لطف این مهارتها، همیشه میدانید چه اتفاقی می افتد و می توانید هر مسئله ای را روشن کنید. شما همچنین می توانید دقیقاً به دلیل سازمان یافته بودن و شناخت وضع موجود در آن نقطه، دقیقا درباره همان چیزی که لازم دارید ارتباط برقرار کنید. با توجه به توانایی شما در قرار دادن کارها به روشی آسان و مختصر، می توانید کارها را به هر روشی که می خواهید آسانتر کنید. برای داشتن ارتباط خوب، باید به عنوان یک رهبر به توانمندی هایتان مطمئن باشید. اگر از توانمندی های متفاوتی که در بالا گفته شد استفاده کنید، شاهد اعتماد به نفس بیشتری در صدایتان خواهید بود که در ادامه تاثیر مثبتی بر روی بقیه اعضای تیم دارد.

• مراقبت از خود

تمام موارد گفته شده در بالا بدون اینکه شما در زندگی خود نظم داشته باشید میسر نیست. توانمندی مراقبت از خود به مانند چسبی است که همه چیز را در جای خود نگه میدارد. شما باید همراه با مراقبت از سلامتی عمومی ، خوب غذا بخورید و بخوابید. سازماندهی در هر جنبه از زندگی شما برای اطمینان از تعادل سالم ضروری است. احساس فشار در شرایط آب و هوایی، خستگی، استرس یا هر چیز منفی تأثیر عمیقی بر توانایی های شما به عنوان یک رهبر خواهد داشت.

منبع: lifehack.org